Unterkunft und Verpflegung, Reisekosten und Repräsentationsausgaben nur mehr mit rückverfolgbaren Zahlungsmitteln abzugsfähig
Mit dem staatlichen Haushaltsgesetz 2025 und mit der kürzlich erlassenen Eilverordnung (DL Nr. 84 vom 17. Juni 2025) sind weitere Neuerungen und Klarstellungen in Bezug auf die Absetzbarkeit von Unterkunfts- und Verpflegungsspesen, Reisekosten und Repräsentationsausgaben veröffentlicht worden.
WICHTIG: Ab 18.06.2025 sind (neben den Unternehmen) grundsätzlich auch alle Freiberufler verpflichtet, alle Unterkunfts- und Verpflegungsspesen, Reisekosten und Repräsentationsausgaben ausschließlich bargeldlos, d.h. mit rückverfolgbaren Zahlungsmitteln durchzuführen. Die Zahlungen müssen für die steuerliche Abzugsfähigkeit somit zwingend mit Debit- oder Kreditkarten, aufladbaren Karten, Überweisungen oder anderen Modalitäten, die eine zweifellose Rückverfolgbarkeit garantieren, durchgeführt werden.
In Bezug auf die Abzugsfähigkeit der Reisekosten gilt, dass auch Fahrten, die mit Taxis oder Mietwagen mit Fahrer durchgeführt werden, ausschließlich mit rückverfolgbaren Zahlungsmitteln durchgeführt werden müssen. In Folge müssen auch die Mitarbeiter im Außendienst entsprechend angewiesen werden, ihre Auslagen mit entsprechenden rückverfolgbaren Zahlungsmitteln zu belegen, damit die Abzugsfähigkeit für den Betrieb gewährleistet bleibt bzw. für den Mitarbeiter steuerfrei bleiben.
WICHTIG FÜR FREIBERUFLER:
Diese Einschränkungen und die Pflicht von bargeldlosen Zahlungen gelten auch für die Auslagen, die vom Freiberufler selbst in Ausübung des Auftrages im Inland getragen und analytisch dem Auftraggeber weiterbelastet werden bzw. für Ausgaben, die im Rahmen eines erteilten Auftrages an einen anderen Freiberufler anfallen und diesem rückerstattet werden.
Damit diese Auslagen nicht zu den freiberuflichen Einkünften gezählt werden und in Folge nicht der Quellensteuer auf Honorare unterliegen, müssen diese entsprechenden Zahlungen ausschließlich mit rückverfolgbaren Zahlungsmitteln erfolgen.
Freiberufler können im Rahmen ihrer Repräsentationsausgaben auch Kunstgegenstände und Antiquitäten bis zu einer Obergrenze von 1% der kassierten Honorare im Jahr steuerlich geltend machen. Mit der letzthin erlassenen Eilverordnung gilt auch hier für die steuerliche Abzugsfähigkeit die Pflicht der ausschließlichen Zahlung mit rückverfolgbaren Zahlungsmittel, wie für alle anderen Repräsentationsausgaben auch.
FAZIT: Zahlungen für die oben angeführten Auslagen können in Italien nur mehr steuerlich geltend gemacht werden, wenn diese ausschließlich mit rückverfolgbaren Zahlungsmittel durchgeführt werden.
Eventuelle Zahlungen dieser Auslagen im Ausland können noch in bar erfolgen.
Wir erinnern aber daran, dass grundsätzlich alle Rückerstattungen an Mitarbeiter in Italien zwingend mit rückverfolgbaren Zahlungsmitteln bzw. über den Lohnstreifen erfolgen müssen.
Mit freundlichen Grüßen
taktiva.
11.07.2025